Idealmente, chi frequenta una palestra non solo perde calorie, costruisce muscoli o si impegna attivamente nella prevenzione sanitaria, ma lascia anche molti dati personali. L’indirizzo e le informazioni di pagamento quando si firma un contratto, i dati sanitari quando si fa l’anamnesi, i check-in digitali o l’utilizzo di un’app: tutto questo viene raccolto nella vita quotidiana in palestra. I soci naturalmente pensano che questi dati saranno trattati in modo confidenziale.
Ma come si configura questo nella pratica? Con la revisione della legge sulla protezione dei dati (DSG) in Svizzera, i requisiti sono diventati più chiari. Gli studi e i fornitori di corsi devono proteggere in modo affidabile tutti i dati dei clienti, raccoglierli solo nella misura necessaria ed elaborarli in modo trasparente. Chi è attento a questo aspetto si tutela dalle sanzioni, ma è ancora più importante: gestendo i dati dei clienti in conformità con la DSG, si costruiscono relazioni stabili con i clienti a lungo termine.
Cosa significa il DSG per i fornitori di servizi di fitness
La nuova legge sulla protezione dei dati (DPA) è in vigore in Svizzera dal settembre 2023 e riguarda anche i centri fitness, i fornitori di corsi e le catene. Stabilisce le modalità di raccolta, archiviazione ed elaborazione dei dati personali in modo da proteggere sempre la privacy degli iscritti.
I principi fondamentali più importanti del DPA:
- Liceità: i dati possono essere raccolti solo su una chiara base legale o con il consenso.
- Trasparenza: i membri devono sapere quali dati vengono archiviati e a quale scopo.
- Destinazione d’uso: Le informazioni possono essere utilizzate solo per lo scopo previsto, ad esempio per la gestione del contratto di adesione o per la pianificazione della formazione.
- Riduzione al minimo dei dati: si devono raccogliere solo i dati effettivamente necessari.
- Sicurezza: i provider devono adottare misure organizzative e tecniche per proteggere i dati da accessi non autorizzati.
Particolarmente importanti: i dati relativi alla salute o alla formazione sono considerati “dati personali particolarmente sensibili”. Ad essi si applicano requisiti più severi, come ad esempio l’obbligo di fornire un consenso esplicito e l’applicazione di maggiori misure di sicurezza per l’archiviazione e l’elaborazione di questi dati.
Conoscere e rispettare i diritti dei membri
La protezione dei dati significa che prendi sul serio i diritti dei tuoi iscritti. Al momento della stipula del contratto o al più tardi al momento della raccolta dei dati, i nuovi iscritti devono essere informati chiaramente su quali dati vengono raccolti, come vengono memorizzati e per cosa vengono utilizzati, oltre che sulla durata della loro conservazione.
Ogni socio ha inoltre il diritto di richiedere l’accesso ai dati memorizzati in qualsiasi momento. Anche il diritto alla correzione o alla cancellazione è importante. I dati errati devono essere corretti. I dati non più necessari devono essere cancellati immediatamente.
Misure pratiche per la protezione dei dati dei clienti in studio
In pratica, la protezione dei dati dipende da regole e processi chiaramente definiti. Dalla firma dei contratti alla formazione delle operazioni, devi quindi introdurre consapevolmente delle strutture che garantiscano la protezione dei dati degli iscritti. Grazie a questi consigli, potrai creare una routine che ti offra una certezza giuridica a lungo termine e che rafforzi la fiducia dei tuoi iscritti.
Presta attenzione alla protezione dei dati per il tuo sito web
Il primo punto di contatto con uno studio di fitness è spesso il sito web. Anche in questo caso, devi assicurarti che tutto sia conforme alle norme sulla protezione dei dati. I dati vengono raccolti ovunque sui siti web: nel modulo di contatto, quando ci si registra online o quando si utilizzano i cookie. Un’informativa sulla privacy ben visibile è obbligatoria. Particolarmente pratico: online esistono dei
Ottenere il consenso scritto per la raccolta dei dati
Fin dall’inizio dell’iscrizione deve essere chiaro di quali dati ha bisogno lo studio e a quale scopo. La cosa migliore da fare è inserire direttamente nel contratto: I dati di contatto per l’organizzazione, i dati di pagamento per la fatturazione e, se necessario, i dati sanitari per la pianificazione della formazione.
Il consenso scritto dovrebbe sempre far parte del contratto. Come gestore di uno studio, puoi anche dimostrare in qualsiasi momento di aver fornito informazioni sulla protezione dei dati nel tuo studio.
Fai una distinzione tra dati contrattuali e dati sulla salute
La DPA stabilisce chiaramente che possono essere raccolti solo i dati dei clienti realmente necessari per la collaborazione. Dovresti quindi fare una chiara distinzione tra i dati del contratto e i dati sanitari facoltativi.
I dati contrattuali come l’indirizzo, la data di nascita e i dati di pagamento sono essenziali per la gestione della tua iscrizione. I dati sulla salute, come le informazioni sul tuo livello di forma fisica o sugli infortuni, possono ovviamente essere importanti per la pianificazione dell’allenamento, ma sono facoltativi e possono essere memorizzati solo con il consenso esplicito. Tutto ciò che va oltre rientra nei “dati conservati” e aumenta inutilmente il rischio.
Utilizzare sistemi e tecnologie sicure
La protezione dei dati dei soci dipende molto da come vengono gestiti tecnicamente. I sistemi digitali come la gestione dei soci, le app di prenotazione o gli strumenti di newsletter devono essere aggiornati regolarmente per colmare le lacune di sicurezza. Altrettanto importanti sono le password forti e l’autenticazione a due fattori.
Questo vale anche per i dispositivi finali come computer, tablet o smartphone: i dati devono essere archiviati in forma criptata in modo da non poter essere letti in caso di perdita o furto. Chi collabora con fornitori di servizi esterni, ad esempio per le soluzioni cloud, deve verificare in anticipo che soddisfino i requisiti del GDPR.
Proteggi anche i dati analogici
Anche nell’era della digitalizzazione, esistono ancora contratti cartacei, questionari sanitari scritti a mano e appunti di visite. Questi documenti, in particolare, contengono informazioni sensibili e devono essere conservati con particolare cura.
I documenti che giacciono apertamente alla reception o negli uffici sono un rischio inutile. Conserva i documenti in armadietti o contenitori con serratura e consentine l’accesso solo alle persone autorizzate.
Definire chiari periodi di cancellazione e conservazione
Non puoi conservare i dati degli iscritti a tempo indeterminato. La DPA richiede che le informazioni vengano conservate solo per il tempo necessario allo scopo originario. Dopodiché, devono essere cancellate o distrutte in modo affidabile.
Per gli studi di fitness, questo significa che devi conservare i dati relativi al contratto e alla fatturazione. I dati relativi alla salute o all’allenamento, invece, devono essere cancellati al più tardi dopo la cessazione dell’iscrizione.
Formare i tuoi dipendenti
La protezione dei dati dipende dal comportamento delle persone che lavorano quotidianamente con i dati. Anche il miglior sistema è inutile se i documenti vengono lasciati in giro apertamente o se le informazioni vengono semplicemente passate al telefono, ad esempio. Ecco perché è molto importante sensibilizzare regolarmente tutti i dipendenti sul tema della protezione dei dati.
I corsi di formazione aiutano a stabilire regole chiare nella vita quotidiana:
- I documenti non devono essere visibili sul bancone
- Le conversazioni sui soci non avvengono nell’area di ricevimento e
- I dati possono essere trasmessi solo con il consenso esplicito
Queste istruzioni devono essere ripetute regolarmente in modo che siano sempre presenti.
Come swiss active supporta gli studi di fitness nella protezione dei dati personali
Il tema della protezione dei dati riguarda l’intero settore del fitness. swiss active supporta i suoi membri nel rispetto di standard uniformi e nell’attuazione pratica dei requisiti legali della DPA. In qualità di associazione di categoria dei fornitori svizzeri di fitness e salute, swiss active fornisce una guida nella giungla legale, trasmette informazioni aggiornate e promuove il dialogo tra i fornitori.
Attraverso regolari conferenze di settore, pubblicazioni e lo sviluppo di reti, swiss active offre una piattaforma in cui gli operatori del settore possono condividere esperienze e imparare gli uni dagli altri. Questo si traduce in un trasferimento di conoscenze che va a vantaggio di tutti, dai singoli centri agli operatori della catena.
©swiss active – Verranno intraprese azioni legali contro qualsiasi copia o altra riproduzione.
