Dans l’idéal, les personnes qui fréquentent une salle de sport ne font pas que perdre des calories, se muscler ou prendre activement soin de leur santé, elles laissent également derrière elles de nombreuses données personnelles. L’adresse et les informations de paiement lors de la conclusion du contrat, les données de santé lors de l’anamnèse jusqu’aux check-ins numériques ou à l’utilisation de l’application – tout cela fait partie du quotidien de la salle de sport. Les membres partent bien entendu du principe que ces données sont traitées de manière confidentielle.
Mais comment cela se traduit-il dans la pratique ? Avec la révision de la loi sur la protection des données (LPD) en Suisse, les exigences sont devenues plus claires. Les studios et les prestataires de cours doivent protéger de manière fiable toutes les données des clients, ne les collecter que dans la mesure nécessaire et les traiter de manière transparente. Ceux qui font preuve de prudence dans ce domaine se protègent contre les sanctions, mais plus important encore, ils construisent des relations clients stables à long terme grâce à un traitement des données clients conforme à la LPD.
Ce que la LPD signifie pour les prestataires de fitness
La loi révisée sur la protection des données (LPD) en Suisse est applicable depuis septembre 2023 et concerne également les centres de fitness, les prestataires de cours et les chaînes. Elle prescrit la manière dont les données personnelles peuvent être collectées, stockées et traitées afin de protéger à tout moment la vie privée des membres.
Les grands principes de base de la LPD :
- Légalité : les données ne peuvent être collectées que sur une base légale claire ou avec le consentement.
- Transparence : les membres doivent savoir quelles données sont stockées et dans quel but.
- Limitation de la finalité : Les informations ne peuvent être utilisées qu’aux fins prévues – par exemple, gestion du contrat d’adhésion ou planification de la formation.
- Minimisation des données : seules les données réellement nécessaires doivent être collectées.
- Sécurité : les fournisseurs doivent prendre des mesures organisationnelles et techniques pour protéger les données contre tout accès non autorisé.
Il est particulièrement important de noter que les données relatives à la santé ou à l’entraînement sont considérées comme des « données personnelles sensibles ». Elles sont soumises à des exigences plus strictes, par exemple un consentement explicite doit être donné et des mesures de sécurité accrues s’appliquent à la conservation et au traitement de ces données.
Connaître et respecter les droits des membres
La protection des données signifie que vous prenez les droits de vos membres au sérieux. Lors de la conclusion du contrat ou au plus tard lors de la collecte des données, les nouveaux membres doivent être informés de manière compréhensible sur les données collectées, la manière dont elles sont stockées et l’utilisation qui en est faite – ainsi que sur la durée pendant laquelle elles sont ensuite conservées.
Chaque membre a également le droit de demander à tout moment à consulter les données enregistrées. Le droit de correction ou de suppression est également important. Les données erronées doivent être corrigées. Les données dont vous n’avez plus besoin doivent être immédiatement supprimées.
Mesures pratiques pour la protection des données des clients en studio
Dans la pratique, la protection des données repose sur des règles et des procédures clairement définies. De la conclusion du contrat à l’entraînement, vous devez donc mettre en place des structures qui garantissent la protection des données des membres. Ces conseils vous permettront de créer une routine qui vous offrira une sécurité juridique à long terme et renforcera la confiance de vos membres.
Veillez à la protection des données pour votre propre site web
Le premier point de contact avec une salle de sport est souvent le site web. C’est là que vous devez vous assurer que tout se déroule dans le respect de la vie privée. Les données sont collectées partout sur les sites web – lors du formulaire de contact, de l’inscription en ligne ou de l’utilisation de cookies. Une déclaration de confidentialité bien visible est obligatoire. Particulièrement pratique : il existe sur le web des
Obtenez le consentement écrit pour la collecte de données
Dès le début de l’adhésion, il doit être clair quelles sont les données dont le studio a réellement besoin et à quelles fins. Le mieux est de l’indiquer directement dans le contrat : Les coordonnées pour l’organisation, les informations de paiement pour la facturation et, si nécessaire, les informations sur la santé pour la planification de l’entraînement.
Un accord écrit devrait toujours faire partie du contrat. En tant que gérant du studio, vous pouvez ainsi prouver à tout moment que vous avez été informé de la protection des données dans votre studio.
Faites une distinction entre les données contractuelles et les données de santé.
La LPD stipule clairement que seules les données clients réellement nécessaires à la collaboration peuvent être collectées. Pour cela, vous devez alors impérativement faire la distinction entre les données contractuelles et les données de santé facultatives.
Les données contractuelles telles que l’adresse, la date de naissance et les informations de paiement sont indispensables à la gestion de l’adhésion. Les données relatives à la santé, telles que les informations sur la résistance à l’effort ou les blessures, peuvent bien sûr être importantes pour la planification de l’entraînement, mais elles sont facultatives et ne peuvent être conservées qu’avec un consentement explicite. Tout ce qui dépasse ce cadre relève de la « rétention de données » et augmente inutilement les risques.
Utilisez des systèmes et des technologies sécurisés
La protection des données des membres dépend fortement de la manière dont elles sont gérées techniquement. Les systèmes numériques tels que les systèmes de gestion des membres, les applications de réservation ou les outils de newsletter doivent être régulièrement mis à jour afin de combler les failles de sécurité. Des mots de passe forts et une authentification à deux facteurs sont tout aussi importants.
Il en va de même pour les terminaux tels que les ordinateurs, les tablettes ou les smartphones : les données doivent être stockées sous forme cryptée afin qu’elles ne puissent pas être lues en cas de perte ou de vol. Si vous travaillez avec des prestataires de services externes, par exemple pour des solutions de cloud computing, vous devriez vérifier à nouveau au préalable qu’ils respectent les exigences de la LPD.
Protégez également les données analogiques
Même à l’ère de la numérisation, il existe encore des contrats papier, des questionnaires de santé manuscrits ou des notes prises lors d’entretiens de conseil. Ces documents contiennent aussi et surtout des informations sensibles et doivent être conservés avec un soin particulier.
Les documents qui traînent à la réception ou dans les bureaux sont un risque inutile. Conservez les documents dans des armoires ou des conteneurs à roulettes fermant à clé et n’autorisez l’accès qu’aux personnes habilitées.
Définissez des délais de suppression et de conservation clairs
Vous ne pouvez pas conserver indéfiniment les données des membres. La LPD exige que les informations ne soient conservées qu’aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à l’objectif initial. Ensuite, elles doivent être effacées ou détruites de manière fiable.
Pour les centres de fitness, cela signifie concrètement que vous devez conserver les données de contrat et de facturation. En revanche, vous supprimez les données relatives à la santé ou à l’entraînement au plus tard à la fin de l’adhésion.
Formez vos employés
La protection des données dépend du comportement des personnes qui travaillent quotidiennement avec les données. Même le meilleur système ne vous sera d’aucune utilité si des documents sont laissés en évidence ou si des informations sont transmises de manière inconsidérée, par exemple par téléphone. C’est pourquoi il est si important que vous sensibilisiez régulièrement tous vos collaborateurs au thème de la protection des données.
Les formations permettent d’ancrer des règles claires dans la vie quotidienne :
- Les documents ne doivent pas être visibles sur le comptoir
- les discussions sur les membres ne se déroulent pas dans la zone d’accueil et
- Les données ne peuvent être divulguées qu’avec un consentement explicite
Ces conseils doivent être répétés régulièrement pour qu’ils soient vraiment toujours présents à l’esprit.
Voici comment swiss active soutient les centres de fitness en matière de protection des données
Le thème de la protection des données concerne l’ensemble du secteur du fitness. swiss active aide ses membres à respecter des normes uniformes et à mettre en pratique les dispositions légales de la LPD. En tant qu’association professionnelle des prestataires suisses de fitness et de santé, swiss active permet de s’orienter dans la jungle législative, transmet des informations actualisées et favorise les échanges entre les prestataires.
Par le biais de conférences régulières sur le secteur, de publications et de la mise en place de réseaux, swiss active offre une plate-forme sur laquelle les acteurs du secteur peuvent partager leurs expériences et apprendre les uns des autres. Il en résulte un transfert de connaissances qui profite à tous, du centre individuel à l’exploitant de chaîne.
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